Blij melden we dat de vorming van de stuurgroep en werkgroepen, zoals besproken tijdens onze recente Algemene Ledenvergaderingen en waarover jullie geïnformeerd in de UPdate 4 succesvol is verlopen. Wij zijn trots op de betrokkenheid en het enthousiasme van zoveel leden en ouders. Â
Stuurgroep en werkgroepen Â
De stuurgroep is al begonnen met de overkoepelende begeleiding van de voorbereidingen van de eventuele fusie. Ook zijn de meeste werkgroepen actief aan de slag gegaan met de specifieke uitdagingen en kansen die de eventuele fusie met zich meebrengt. De stuurgroep en alle werkgroepen hebben specifieke opdrachten. Â
Als voorbeeld: de werkgroepen gerelateerd aan trainingsgroepen hebben als één van de opdrachten:Â
Kom met een voorstel voor hoe de uitvoer van het beleid vorm te gegeven op het gebied van:Â Â
- rollenÂ
- taken en verantwoordelijkhedenÂ
- trainingsschema’s groepen (hoe laat, hoe lang, waar en met wie)Â
- trainers (bezetting, afstemming, begeleiding, werving, toewijzing, kennisdeling en opleiding)Â
- de coördinatie en de regels voor (inci denteel) trainen bij een andere groepÂ
- jaarplanning activiteitenÂ
- CommunicatieÂ
 Een ander voorbeeld: één van de opdrachten van de werkgroep CommunicatieÂ
Kom met een voorstel voor het proces om tot nieuwe clubkleding te komen naar de stuurgroep.
- Overweeg om input en feedback van de leden van beide clubs te verzamelen.
-  Geef na akkoord van de stuurgroep uitvoer aan het proces om tot een voorstel voor nieuwe clubkleding te komen.  Â
- Inventariseer bestaande voorraden clubkleding en kom met een plan hoe hiermee om te gaan. Â
- Geef weer wat de financiële consequenties van de keuze zijn voor zowel de vereniging als voor de individuele leden.Â
Voor een overzicht van wie de stuurgroep en de werkgroepen bezetten klik hier . Zij kunnen het echter niet alleen. Mochten ze hulp of expertise nodig hebben dan doen ze mogelijk een beroep op je.
VervolgstappenÂ
10 juni zullen de werkgroepen hun output, waaronder een ‘Voorstel tot fusie’ opleveren aan de stuurgroep. Eind juni doet de stuurgroep dat aan de besturen.
 De besturen zullen in juli en augustus opnieuw kritisch kijken of een fusie de beste weg is naar verdere samenwerking. Als dat is, volgt op 4 september een Bijzondere Algemene Ledenvergadering waarin de leden instemming wordt gevraagd met het Voorstel tot fusie.  Hierna start een juridisch traject.  Op 9 oktober zal dan een definitief akkoord gevraagd worden op de fusie op een Bijzondere Algemene Ledenvergadering.  In het geval bij deze vergadering onvoldoende leden aanwezig zijn, dan wel zich vertegenwoordigd hebben, dan volgt 23 oktober een tweede Bijzondere Algemene Ledenvergadering.Â
We willen van start gaan met de fusievereniging op 1 januari 2025.
Voor vragen of meer informatie kun je contact opnemen met Karola via verenigingsmanager@U-Track.nl of verenigingsmanager@avphoenix.nl (06-13169375).Â
Wij waarderen jullie voortdurende steun en betrokkenheid bij dit proces. Samenwerken we aan een sterke en verenigde toekomst.
Met sportieve groet,
Bestuur AV Phoenix en bestuur U-Track