In de vorige Update (nr 9) hebben we een BALV aangekondigd voor 4 november. Deze heeft plaatsgevonden. Hierbij is echter niet het vereiste aantal leden (quorum) aanwezig geweest om een besluit te nemen. Volgens de statuten schrijven we nu een nieuwe BALV uit, waarin het besluit tot fusie kan worden genomen met twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal aanwezig of vertegenwoordigde leden.
We nodigen je uit voor:
Wat: Bijzondere Algemene LedenVergadering (BALV)
Wanneer: donderdag 21 november 2024, aanvang 20.30u
Locatie: Maarschalkerweerd (U-Track: Mytylschool en Phoenix: SVDU paviljoen)
Agenda
Op de agenda staat weer een agendapunt, namelijk Besluit Voorstel tot Fusie. Leden kunnen “voor” of “tegen” stemmen of zich “onthouden” van stemming. Als dit voorstel wordt aangenomen gaan AV Phoenix en U-Track op 1 januari 2025 verder als een vereniging: Utrecht Atletiek.
NA afloop van de stemming zal er, natuurlijk afhankelijk van de uitslag, een sneak preview zijn van de nieuwe clubkleding en huisstijl. En hopen we dat we samenvoeging met een drankje kunnen beklinken!
We willen onze leden oproepen om in groten getale aanwezig te zijn! Mocht je zelf niet kunnen die avond, probeer dan iemand een volmacht te geven.
Procedure
Om zo’n besluit te nemen stellen onze statuten (zowel AV Phoenix als U-Track) dat er tenminste 2/3e van de leden van de vereniging (aanwezig dan wel via een volmacht) VOOR het fusievoorstel moeten stemmen.
Leden kunnen “voor” of “tegen” stemmen of zich “onthouden” van stemming.
Het fusievoorstel is één geheel, er kan niet over delen van het voorstel gestemd worden.
Een stemgerechtigd lid kan voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. Het afgeven van een volmacht gebeurt door middel van bijgevoegd ingevuld volmachtbewijs. LET OP: dit is een volmacht voor 21 november, het volmachtbewijs van 4 november kan NIET meer gebruikt worden. Ook moet het volmachtbewijs fysiek getoond worden, dus een versie op een telefoon etc. is niet toegestaan.
Stemrecht hebben Phoenix leden van 14 jaar en ouder en U-Track leden van 15 jaar en ouder. Voor leden die jonger zijn, kan de wettige vertegenwoordiger als stemgerechtigde optreden.
Bijlagen
I Voorstel tot Fusie d.d. 3 oktober 2024 (voetnoot: Vanwege privacy-redenen zijn bepaalde privégegevens van bestuursleden zwart gemaakt. Indien je het originele document toch wilt inzien dan kan dat bij de secretaris. Het origineel zal ook ter inzage liggen tijdens de BALV)
II (is onderdeel van bijlage I): Statuten van de nieuwe vereniging. Hiernaar wordt in het voorstel verwezen. Bij het opstellen van de statuten zijn de modelstatuten van de Atletiek Unie als uitgangspunt genomen.
III Volmachtbewijs voor BALV 21 november 2024
IV Ter informatie is ook de eerder verstrekte Informatie over de fusie tussen AV Phoenix en U-Track als bijlage toegevoegd. Op de laatste pagina staat een overzicht van de aanpassingen t.o.v. de versie van dd. Aan deze informatie kunnen geen rechten wordt ontleend.