In de vorige Update (nr 8) betreffende het fusietraject hebben we aangegeven dat we wat vertraging opgelopen hadden opgelopen m.b.t. het notaristraject. Vanuit het bestuur zijn wij verheugd dat we nu een volgende stap kunnen gaan zetten in het fusietraject: een besluit nemen over het Voorstel tot fusie.
Daarom willen we je uitnodigen voor:
Wat: Bijzondere Algemene Leden Vergadering (hierna BALV)
Wanneer: Maandag 4 november 2024, aanvang 20.30u
Locatie: Maarschalkerweerd (U-Steck)
Agenda
Op de agenda staat een agendapunt, namelijk Besluit Voorstel tot Fusie. Leden kunnen “voor” of “tegen” stemmen of zich “onthouden” van stemming. Als dit voorstel wordt aangenomen gaan AV Phoenix en U-Track op 1 januari 2025 verder als een vereniging: Utrecht Atletiek.
Procedure
- Om zo’n besluit te nemen stellen onze statuten (zowel AV Phoenix als U-Track) dat er tenminste 2/3e van de leden van de vereniging aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn. Dat betekent dat per vereniging ongeveer 400 leden aanwezig moeten zijn wil. De kans is niet zo heel groot dat dit gebeurt. In zo’n situatie kan er dan geen besluit genomen worden. De procedure volgens de statuten is dan dat er op dat moment een nieuwe BALV wordt uitgeschreven. De datum hiervan zal, in dat geval, op 4 november als ook dezelfde avond definitief in een UP-date worden aangekondigd. Wij adviseren onze leden om donderdagavond 21 november 2024 vrij te houden.
- Het fusievoorstel is één geheel, er kan niet over delen van het voorstel gestemd worden.
- Leden kunnen “voor” of “tegen” stemmen of zich “onthouden” van stemming. Het besluit tot fusie behoeft ten minste 2/3e van de uitgebrachte stemmen.
- Een stemgerechtigd lid kan voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. Het afgeven van een volmacht gebeurt door middel van bijgevoegd ingevuld volmachtbewijs.
- Stemrecht hebben Phoenix leden van 14 jaar en ouder en U-Track leden van 15 jaar en ouder. Voor leden die jonger zijn, kan de wettige vertegenwoordiger als stemgerechtigde optreden.
Bijlagen
- Voorstel tot Fusie 3 oktober 2024 (voetnoot: Vanwege privacy-redenen zijn bepaalde privégegevens van bestuursleden zwart gemaakt. Indien je het originele document toch wilt inzien dan kan dat bij de secretaris. Het origineel zal ook ter inzage liggen tijdens de BLV).
- (is onderdeel van bijlage I): Statuten van de nieuwe vereniging. Hiernaar wordt in het voorstel verwezen. Bij het opstellen van de statuten zijn de modelstatuten van de atletiek Unie als uitgangspunt genomen.
- Volmachtbewijs voor BALV 4 november 2024.
- Ter informatie is een nieuwe versie van de eerder verstrekte Informatie over de fusie tussen AV Phoenix en U-Track als bijlage toegevoegd. Op de laatste pagina staat een overzicht van de aanpassingen t.o.v. de vorige versie. Aan deze informatie kunnen geen rechten wordt ontleend.
Met sportieve groet,
Het bestuur van AV Phoenix en U-Track