Na een zomer waarin veel van onze leden genoten hebben van hun welverdiende vakantie, zijn we nu toegekomen aan een volgende belangrijke stap in het fusietraject.
Samengevat:
- De besturen hebben, samen met de stuurgroep, een Voorstel tot Fusie voorbereid.  Dit voorstel wordt tijdens twee Bijzondere Ledenvergaderingen (BLV’s), op 9 en 23 oktober aan de leden voorgelegd ter besluitvorming. 
- Ter toelichting en voorbereiding van dit voorstel houden we 2 informatiebijeenkomsten (‘informatiemarkt’), op 28 september in het Panbos, en op 29 september tijdens de (gezamenlijke) clubkampioenschappen op Maarschalkerweerd. 
- Als de leden akkoord gaan willen we op 1 januari 2025 met de nieuwe vereniging starten. De naam waarmee we samen verder gaan is Utrecht Atletiek.
Uitgebreide versie:
Tijdens de bestuursvergadering van 26 augustus hebben we als besturen groen licht gegeven voor de volgende fase van de fusie, namelijk het opstellen van een Voorstel tot Fusie. Dit voorstel wordt binnenkort samen met de nieuwe statuten voorgelegd aan de notaris en de Atletiekunie. Vervolgens zullen deze documenten gepubliceerd worden. Het Voorstel tot Fusie is een officieel document dat het voorbereidingstraject, de meerwaarde van de fusie als ook zaken als de nieuwe bestuurssamenstelling en de toekomstige contributies beschrijft. Het Voorstel tot Fusie is daarmee de basis voor de besluitvorming voor een fusie door de ledenvergaderingen van beide verenigingen. 
Besluiten hoe de fusievereniging er uit gaat zien, zijn genomen na grondige besprekingen van de uitwerkingen op groeps- en bestuurlijk niveau. De stuurgroep en de werkgroepen hebben hieraan vanaf mei 2024 gewerkt. Hierbij hebben zij rekening gehouden met de geuite aandachtspunten en zorgen.  
In plaats van de eerder aangekondigde Bijzondere Ledenvergaderingen begin september, hebben we besloten om een informatiemarkt te organiseren. Deze zal plaatsvinden in het Panbos op 28 september en tijdens de Clubkampioenschappen op 29 september. De informatiemarkt biedt beter de kans om op een interactieve en toegankelijke manier de impact van de fusie op de verschillende groepen te bespreken. Zo krijg je de gelegenheid om direct vragen te stellen en te ontdekken wat de fusie voor jou betekent. De ledenstemming over de fusie zal plaatsvinden tijdens een Bijzondere Ledenvergadering op 9 oktober om 20.00 uur. In het paviljoen op Maarschalkerweerd, Mytylweg 79. Indien er dan onvoldoende leden aanwezig zijn, volgt er een tweede vergadering op 23 oktober.
We kunnen jullie ook nieuws vertellen over de naam van de fusievereniging. Mede op basis van maar liefst 155 ingevulde enquêtes hebben we gekozen voor Utrecht Atletiek. Deze naam is duidelijk over wat we doen, laat zien dat onze vereniging sterk geworteld is in de stad en heeft een grote online meerwaarde.
Dat we dit punt bereikt hebben, is te danken aan de enorme inzet van alle (ruim 60!) leden van de stuurgroep, werkgroepen en iedereen die actief heeft meegedacht. We willen jullie allen dan ook hartelijk bedanken voor jullie bijdrage tot nu toe. 
Heb je nog vragen of wil je meer weten over de fusie? Kom dan naar de informatiemarkt, of neem contact op met Karola via verenigingsmanager@U-Track.nl of verenigingsmanager@avphoenix.nl (06-13169375).   Â
Met sportieve groet, 
Bestuur AV Phoenix en bestuur U-Track 
Photo by engin akyurt on Unsplash