Het Fusie-informatie document – Atletiekvereniging U-Track

In de vorige UPdate hebben we vanuit het bestuur een aantal momenten aangegeven die van belang zijn voor het lopende fusieproces tussen U-Track en AV Phoenix. Het afstemmingsproces met de notaris heeft echter meer tijd gekost dan gehoopt, en we moeten daarom een aanpassing doen in de planning, en gaan schuiven met de datum van de 1e Bijzondere Ledenvergadering (BLV) waarop de leden kunnen stemmen over het fusie-voorstel. Zodra deze datum bekend is laten we jullie dat via een volgende UPdate weten!

Het voorstel voor de beoogde startdatum van de fusie en de start van Utrecht Atletiek blijft overigens 1 januari 2025!

Maar er is gelukkig ook meer te melden: Bijgaand treffen jullie aan het fusie-informatie document, waarin heel veel informatie over de fusie staat. Hieronder een korte samenvatting van dit verhaal, en in de bijlage dus de uitgebreide versie.

Mocht je daar nog niet genoeg aan hebben kun je via deze link naar het informatie-opvraag- formulier nog meer informatie opvragen over de rapportages en terugkoppelingen van de werkgroepen aan de Stuurgroep en het bestuur.

En zoals eerder aangekondigd organiseren we ook op korte termijn een drietal informatiebijeenkomsten waarin jullie terecht kunnen met al je vragen over de fusie:

zaterdag 28 september 10.45 u in het Panbos
zondag 29 september (hele middag) tijdens onze clubkampioenschappen op Maarschalkerweerd
woensdag 2 oktober 21.00u (na afloop van de woensdag-trainingen) op Maarschalkerweerd

Bij deze informatiebijeenkomsten is steeds een aantal bestuur- en stuurgroepleden aanwezig om vragen te beantwoorden en toelichting te geven.

Vanuit het bestuur zijn we er enorm trots op dat we met heel veel inzet van een groot aantal leden een volgende stap kunnen zetten op weg naar Utrecht Atletiek, de atletiekvereniging voor iedereen, of je nu recreatief of prestatiegericht sport, voor jong en oud. Bij Utrecht Atletiek kun je presteren op jouw niveau. Steeds sneller, verder, hoger, maar ook steeds gezelliger en sportiever, samen met enthousiaste en betrokken vrijwilligers. Lopen, werpen, springen: alles wat atletiek zo mooi maakt, in de mooiste stad van het land. Een toonaangevende vereniging, zo divers als de stad zelf, die nieuwe doelgroepen aanspreekt, mensen meer laat bewegen en zo bijdraagt aan een gezonde stad.

Samenvatting van het fusie-informatiedocument:

Het informatiedocument heeft als doel om leden te informeren over de voorgenomen fusie tussen AV Phoenix en U-Track. Tijdens een Bijzondere Ledenvergadering, waarvan de datum nog volgt, wordt goedkeuring gevraagd.

Opzet:

Bestaat uit een inleiding, beschrijving van het zorgvuldige proces van voorbereiding, uitgewerkte voorstellen, voorstellen na fusiebesluit, en juridische aspecten.

Historie en situatie: Beide verenigingen AV Phoenix (opgericht in 1959) en U-Track (ontstaan in 2004 na fusie van AV Hermes en AV Vitesse) zijn financieel gezond en bedienen zowel recreatieve als competitieve atleten.
Samenwerking redenen: Om bestuurlijke, financiële, sporttechnische, en vrijwilligersvoordelen te combineren, betere faciliteiten te verkrijgen, en sterker te staan tegenover lokale overheid, sportinstanties, en sponsoren.
Doelstellingen: Breder sportaanbod, verdere professionalisering, efficiëntere taakcoördinatie en dat met behoud van de sfeer van de diverse groepen.

Voorstellen:

Verenigingsstructuur en bestuur: Het bestuur bestaat uit 9 personen met duidelijke portefeuilles, ondersteund door een verenigingsmanager. De commissiestructuur die bij beide verenigingen is, blijft. De technische Commissie zal een prominentere plek krijgen binnen de vereniging. Locatiecoördinatoren, leeftijdscoördinatoren en visieduwers zullen ondersteunen bij de ambitieuze plannen voor de jeugd.
Identiteit en profilering: De fusievereniging krijgt de naam ‘Utrecht Atletiek’ met clubkleuren geïnspireerd door De Stijl (Rood, Geel, Blauw) en een nieuw logo.
Trainingsaanbod: Aanbod blijft breed. Bestaande groepen blijven gehandhaafd.
Competities en jeugdwedstrijden: Gezamenlijke competitieploegen bij de senioren en de masters zullen meedoen aan wedstrijden. Afstemming met de Atletiekunie over aantal estafetteteams en deelname van meerdere teams aan de competitiefinales van de jeugd vindt nog plaats.
Statuten en huishoudelijk reglement: Nieuwe statuten volgen de modeldocumenten van de Atletiekunie. Het huishoudelijk reglement wordt nog opgesteld.
Financiële situatie: Beide verenigingen zijn financieel gezond met ruime reserves. De fusie zorgt voor een financieel sterke positie en meer investeringsruimte.
Lidmaatschapsvormen en contributie: Nieuwe contributiebedragen zijn geharmoniseerd en gaan in per 1 januari 2025. Er blijven kortingen voor studenten en gezinsleden.
Trainersvergoeding: Vergoedingen worden geharmoniseerd met een overgangsregeling voor contributievrijstellingen voor huidige Phoenix trainers.

Voorstellen na fusiebesluit:

Vrijwilligersbeleid versterken met duidelijke omschrijvingen voor cruciale functies.
Topsportprogramma’s en talentontwikkeling blijven belangrijk.
Eén coherente communicatie- en sponsorstrategie opzetten.
Gedragsregels definiëren en zichtbaar maken.
Administratiesystemen harmoniseren.

Juridische aspecten:

Juridische fusie betekent automatische overgang van lidmaatschappen, eigendommen, en contracten naar de nieuwe vereniging.
Stappenplan beschrijft informatiesessies, ledenvergaderingen, en juridische formaliteiten. Notaris begeleidt de juridische procedures.

Heb je meer informatie nodig, vraag dan meer informatie aan via dit formulier. Je kunt ook ook contact opnemen met Karola Mulder via verenigingsmanager@u-track.nl.

Met sportieve groet,

Bestuur AV Phoenix en bestuur U-Track